هل مررت سابقا بموقف مثل والدتك اتصلت بك على الهاتف تريد منك بعض الطلبات للبيت، و بعد شراء هذه الطلبات من السوق و الرجوع للبيت، تجد نفسك نسيت شراء طلب من الطلبات و بالطبع والدتك قامت بتوبيخك و في وسط هذا النقاش مع والدتك رن هاتفك و قلت مع نفسك سأجيب على المكالمة بعد الانتهاء من النقاش، لكنك نسيت ذلك رغم أن المكالمة كانت مهمة، و قررت بعد ذلك أنك تشاهد مقاطع فيديو على اليوتيوب للترفيه عن نفسك و نسيت أنه لديك امتحان يجب عليك مراجعة دروسك، لكنك وجدت نفسك أخذت وقت كبير على اليوتيوب مما أدى إلى شعورك بالضغط العصبي نظرا لوجود العديد من المهام يتطلب منك انجازها، و أنك عاجز عن القيام باي شيء و أن الوقت غير كافي للقيام بها. من الممكن أنك الان تقرأ هذا المقال لتحاول التخلص من بعض الضغط العصبي بسبب كثرة المهام المطلوبة منك في هذا اليوم.
يرجع السبب لهذا الضغط العصبي هو انك غير قادر على التحكم في وقتك و غير قادر على تنظيم حياتك، سنرى معا في هذا المقال الحلول لهذا المشكل من عصارة كتاب Getting Things Done أي انجاز المهام للكاتب David allen الذي يعتبر من أحد الكتب الاكثر مبيعا و في نفس الوقت من أهم الكتب في مجال الانتاجية.
خمس مبادئ لتكون أكثر انتاجية من عصارة كتاب إنجاز المهام
تعتمد فكرة تنظيم حياتك حسب الكاتب على GTD أو Getting things Done اي انجاز المهام التي تنقسم إلى خمس مبادئ أساسية وهي:
1- الحصر: CAPTURE
لدى مخ الانسان قدرات رهيبة جدا في مجال التخطيط، التنظيم، التفكير و التحليل، لكن تظل قدرته سيئة في تذكر كل معلومة بالتفصيل، لذلك تعتبر أول مرحلة في تنظيم حياتك هي فكرة الحصر، تحاول في هذه المرحلة ان تحصر كل المعلومات التي تمر في مخك عن طريق أخد هذه المعلومات من مخك و تقوم بتسجيلها في مكان معين تستطيع استخدامه فيما بعد لكي تتمكن من تنظيم اوقاتك بشكل احسن، فعلى على سبيل المثال يتعرض مخك كل يوم إلى كم هائل من المعلومات كرسائل نصية، مكالمات هاتفية، مواد دراسية تدرسها، خواطر و أفكار تأتي على بالك و غيرها من المعلومات الكثيرة التي ممكن ان تتعرض لها كل يوم، لذلك انت تحتاج إلى تسجيلها في مكان معين حتى لا ترهق مخك، و لتقوم بذلك يمكنك استعمال واحدة من الطريقتين:
الطريقة الاولى: تقوم بتدوين كل الأشياء التي تمر بها في يومك في مذكرة خاصة بك.
الطريقة الثانية: استخدام هاتفك ذكي عن طريق تنزيل تطبيق مثل Evernot أو Notion لتسجيل كل المعلومات التي تمر بها في يومك.
2- التوضيح: CLARIFAY
من أسباب التسويف و قلة الانتاجية هي عدم الوضوح، أي لا تعلم ماذا يجب عليك القيام به بالضبط، لا تمتلك خطة واضحة للهدف الذي تريد الوصول اليه، لذلك مرحلة Clarifay أي التوضيح مرحلة مهمة جدا، حيث في هذه الخطوة تأخذ جميع الافكار التي قمت بتسجيلها و تقوم بتقسيمها الى قسمين:
- القسم الاول: الاشياء القابلة للتنفيذ (Actionable) اي الاشياء التي تستطيع القيام بها و أن تخطط لها لكي تتمكن من انهائها في وقت معين، و من الممكن أيضا الاشياء القابلة للتنفيذ ان تنقسم لجزئين: الجزء الاول للاشياء المفروض أنك تنهيها الان (Immediate)، الجزء الثاني للأشياء التي ممكن القيام بها فيما بعد (Next action).
- القسم الثاني: الاشياء الغير قابلة للتنفيذ (Nonactionable) أي الأشياء التي لا تحتاج أن تفعل شيء جديد عليها، لكن بإمكانك تسجيل هذه المعلومة في مكان ما للرجوع لها لاحقا، مثلا فاتورة الكهرباء بإمكانك ان تسجل انك دفعت الفاتورة، لكنك لا تحتاج تفعل اي شيء أخر إضافي فيما بعد، و بالتالي ليس هناك شيء لتخططه في المستقبل.
3- الترتيب: ORGANIZE
بعد كتابة كل افكارك و توضيح الاشياء القابلة للتنفيذ و الغير القابلة للتنفيذ، تبدأ بترتيبها و تسمى هذه المرحلة ب Organization، تختار فيها الاشياء المروض ان تفعلها في المستقبل أي Next action، و تقوم بتقسيمها حسب ثلاث طرق مختلفة:
- الطريقة الاولى حسب Project أي المشروع: تلاحظ الاشياء المهمة في حياتك مثل دراسة كورس معين أو حضور امتحان، تلاحظ كل مشاريعك المهمة في الحياة، ثم تحاول تقسيمها و تحدد وقت للتخطيط لهذه المشاريع.
- الطريقة الثانية حسب Time أي الوقت: تحاول ترتيب التواريخ و المواعيد التي لديك، لكي لا تنسى المواعيد المهمة بالنسبة اليك، على سبيل المثال تاريخ عيد جوازك أو ميعاد مع الطبيب او اجتماع مع شخص مهم.
- الطريقة الثالثة حسب Context أي السياق: تقوم بجمع المهام المتشابهة مع بعضها البعض، ثم تعيد ترتيبها بالشكل الافضل.
لكن في النهاية انت الشخص الوحيد الذي يعلم كيف يرتب افكاره و تعلم حاجياتك و الاشياء التي يجب عليك اتمامها.
4- المراجعة: REFLECT
في هذه المرحلة تحاول مراجعة ما قمت بتدوينه و ترتيبه في المراحل السابقة بشكل اسبوعي ثم بشكل شهري ثم بعد ذلك كل ستة اشهر، تلاحظ في مراجعتك هل يوجد شيء يجب عليك تعديله.
5- التطبيق: ENGAGE
اقرأ أيضا:كيف تتعلم اي شيء بنفسك من عصارة كتاب علم التعلم الذاتي.
بعد معرفة المبادئ الخمس لطريقة GTD للكاتب David Allen ستظهر لك بأنها طريقة واضحة و بسيطة و لكن في الواقع هذه الطريقة تأخذ وقت و مجهود لو استثمرت هذا الوقت و المجهود ستتمكن فعلا ان تصل للأهداف التي تريدها بإذن الله تعالى.